A emissão de notas fiscais é motivo de muitas dúvidas aos empresários. Para esclarecê-las preparamos este material com os principais tópicos sobre notas ficais.
1 O que é uma nota fiscal e para quê serve?
A nota fiscal é um documento que comprova que sua empresa efetuou a venda de algum produto ou realizou algum serviço.
A emissão da Nota Fiscal é obrigatória segunda a legislação brasileira (Lei 8.846/94 – Artigo 1º). Devendo ocorrer sempre no momento da realização da transação, seja a venda de um produto ou a prestação de um serviço.
O Cliente usará a Nota Fiscal para registro da compra ou serviço que recebeu, escriturar em seus registros financeiros, solicitar suporte e assistência técnica e até obter créditos fiscais. Para a empresa, servirá para registro da receita obtida e é fundamental para a apuração de impostos decorrentes da venda.
Além de ser a base para toda a contabilidade de sua empresa. Notas fiscais são a prova de que sua empresa paga os devidos tributos ao governo, gerando mais confiança aos fornecedores e clientes.
2 O que são e quais os tipos de nota fiscal eletrônica ?
A NF-e substitui a nota fiscal impressa em papel. Nela todos os dados referentes a operação (produto, emissor, destinatário e impostos), são transmitidas para a SEFAZ (Secretaria da Fazenda) e autorizadas para sua emissão.
Os tipos mais comuns são:
NF-e: nota fiscal eletrônica;
NFC-e: nota fiscal do consumidor eletrônica;
SAT ECF: emissor de cupom fiscal;
NFS-e: nota fiscal de serviço eletrônica;
CT-e: conhecimento de transporte eletrônica.
Existem casos em que ainda é permitida a utilização de Nota Fiscal no formato físico, como por exemplo, em municípios que ainda não implementaram a NFS-e a emissão é por meio de nota fiscal de serviço no formato físico.
3 O que é DANFe e arquivo XML?
Muitas pessoas pensam que a DANFe (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica) é a nota fiscal eletrônica, mas a DANFe é a representação gráfica da NF-e. Por não ter valor fiscal sua guarda não é obrigatória.
Servindo de reserva para os casos em que não é possível apresentar os dados da NF-e, como por exemplo em transporte, como o transportador precisa do documento ele leva consigo a DANFe.
O arquivo XML, é um documento fiscal. Isso porque todas as informações da Nota Fiscal, inclusive as assinaturas eletrônicas estão armazenadas neste arquivo.
Seu armazenamento é obrigatório por pelo menos 5 anos. Caso você perca o arquivo xml de suas notas fiscais, é possível recuperá-lo no Portal da Nota Fiscal eletrônica com o número da chave que está impressa na DANFe.
4 Porque eu preciso de um certificado digital?
Todo documento só tem validade legal após estar assinado. Correto? Da mesma forma ocorre com as informações da NF-e. Para que sejam válidas as informações e que seu emissor concorda com as informações constantes nela, é preciso que esteja assinada.
O governo brasileiro utiliza para isso o Certificado Digital desde a introdução do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) e da NF-e é exigida a assinatura por meio desta ferramenta.
Hoje, existem dois tipos de certificado digital, o modelo A1 que é o arquivo para computador e o modelo A3 em que o arquivo fica em uma mídia física (como cartão ou pen drive).
Os software da SG Sistemas são compatíveis com ambos os modelos de certificados digitais.
5 Como fazer a emissão de notas fiscais?
Verifique o caso fiscal: O primeiro passo é saber qual é o tipo em que se enquadra sua empresa. Seu contador é a pessoa certa para lhe ajudar a entender qual tipo de nota pode ser emitido.
Aquisição de um certificado digital: O certificado digital é uma “assinatura” como descrito no item 4. Para autentificar e provar que sua empresa emitiu a nota. Para obter um certificado digital, é preciso escolher uma autoridade certificadora (AC) credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP), que funciona como um “cartório” digital.
Credenciamento na SEFAZ: Sua empresa precisa estar cadastrada na SEFAZ do seu estado para poder emitir a nota fiscal eletrônica. O cadastro é simples, porém varia entre estados, sendo interessante a procura de um contador que tenha conhecimento da legislação local para lhe auxiliar.
Por fim é necessária a contratação de um software emissor de NF-e, sendo que, os softwares da SG Sistemas estão aptos a emitir NF-e, NFC-e, SAT ECF e CT-e, atendendo as legislações vigentes. Inclusive contando com o SGDFe sistemas próprio para a emissão desses documentos fiscais.
No caso de empresas de serviços, a autorização ou a emissão eletrônica é feita pelo site da Prefeitura no município onde sua empresa está estabelecida.
fonte: SG Sistemas
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